Pengawasan

Dasar-Dasar Pengawasan

Pengawasan adalah upaya yang dilakukan para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan. Dari definisi tersebut tampak terlihat hubungan yang sangat erat.

Manfaat Pengawasan adalah sebagai berikut :

a. Perubahan.

Adanya perubahan karena lingkungan yang dinamis sehingga perlu diawasi pelaksanaan dari suatu   rencana. Ini memerlukan penyesuaian baru.

b. Kompleksitas.

Organisasi bisnis berkembang semakin kompleks sehingga perlu diawasi.

c. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.

Karena kompleksitas, maka sebagian wewenang perlu didelegasikan untuk efisiensi. Untuk itu perlu diadakan pengawasan.

d. Kesalahan.

Karena ada kemungkinan terjadi resiko kesalahan dalam pelaksanaan suatu kegiatan sehingga perlu diadakan pengawasan. Ini agar dapat dilakukan tindakan perbaikan. 

Jenis dan Tipe Pengawasan :

a. Pengawasan pendahuluan.

Adalah untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu.

b. Pengawasan concurrent (yes/no).

Pengawasan yang dilakukan selama aktifitas berlangsung. Jika ada penyimpangan, maka manajer dapat mengoreksi sebelum masalahnya menjadi besar.

c. Pengawasan umpan balik.

Pengawasan ini mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi. Apabila terdapat penyimpangan pada output yang dihasilkan maka perlu dilakukan koreksi.

d. Pengawasan multiple.

Adalah pengawasan untuk semua titik-titik strategis pengawasan, baik di input, proses, atau output. Pada pengawasan multiple, setiap bagian baik input, proses, maupun output memiliki peranan yang penting.

Pengawasan pendahuluan dan pengawasan concurrent, cukup memadai untuk memungkinkan manajer mengkoreksi dan membuat perbaikan.

Proses pengawasan

1. Menerapkan standar dan metode pengukuran.

Standar harus dapat dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan dapat diukur.

Ada 3 jenis standar :

• Standar fisik, berupa kuantitas, ukuran, jumlah, dan kualitas.

• Moneter, berupa biaya tenaga kerja, biaya promosi, biaya penjualan, laba.

• Standar waktu, berupa seberapa cepat produk dapat dihasilkan, seberapa lama batas waktu suatu pekerjaan diselesaikan.

2. Melakukan pengukuran kinerja.

Adalah aktifitas yang dilakukan berulang-ulang untuk memperbaiki keputusan-keputusan dan memberikan umpan balik ke perusahaan. Ada beberapa cara pengukuran kinerja, yaitu pengamatan, laporan, metode otomatis, inspeksi, dan pengujian.

3. Membandingkan apakah kinerja yang dicapai sesuai dengan standar.

Jika belum sesuai standar, dapat dilakukan tindakan korektif.

4. Melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.

Apabila di bawah standar perlu dilakukan perbaikan. Tindakan perbaikan berupa :

• Mengubah standar awal yang mungkin terlalu tinggi.

• Mengubah cara-cara pengukuran kinerja seperti kurangnya melakukan inspeksi.

• Mengubah cara analisis dan menginterpretasikan penyimpangan tersebut.

Fokus Pengawasan

Meliputi :

a. Kuantitas : jumlah produk yang ditargetkan.

b. Kualitas : jumlah produk yang diterima produsen atau lolos uji.

c. Ketepatan waktu : Ketepatan dan kecepatan dalam memberikan layanan jasa ke konsumen.

d. Anggaran : Jumlah deviasi atau penyimpangan dalam anggaran.

Faktor Kontingensi (situasional) dalam pengawasan

a. Lingkungan organisasi :

• Kecil : informal.

• besar : formal.

b. Posisi dan Tingkat :

• Tinggi : banyak kriteria.

• Rendah : sedikit kriteria.

c. Tingkat Desentralisasi :

• Tinggi : peningkatan kendali.

• Rendah : pengurangan kendali.

d. Budaya organisasi :

• Terbuka : pengendalian mandiri.

• Ancaman : pengendalian dipaksakan.

e. Pentingnya kegiatan :

• Tinggi : pengendalian luas.

• Rendah : pengendalian rendah.

Standar-standar pengawasan

a. Standar nyata : Fisik, ukuran, daya tahan, berat.

b. Tidak nyata : Moral, etika.

c. Standar anggaran : Biaya produksi, keuntungan marginal

d. Standar waktu : Batas waktu penyelesaian tugas.

Merancang sistem pengawasan

Untuk tiap bidang dapat dijelaskan sbb :

a. Bidang Operasi : kualitas baik, kuantitas sesuai target, biaya rendah.

b. Pemasaran : biaya iklan rendah, pangsa pasar luas, penjualan meningkat, kepuasan konsumen.

c. SDM : turn over rendah, tingkat absensi rendah, hubungan yang harmonis.

d. Keuangan : ROI tinggi, ROE tinggi, likuiditas baik, leverage rendah.

Jenis dan Metode Pengawasan

a. Metode pengawasan non kuantitatif

• Management by objective : melibatkan karyawan.

• Management by exception : fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis.

• Management information system : sistem perancangan pengadaan, pemrosesan, penyimpangan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen.

• Audit manajemen.

b. Metode pengawasan kuantitatif

1. Anggaran.

Rencana pengeluaran, penerimaan.

2. Audit keuangan.

- Ekstenal oleh auditor independen.

- Internal oleh internal auditor.

c. Analisis titik impas (break even)

Kondisi di mana perusahaan dalam kondisi tidak rugi dan tidak untung.

d. Analisis rasio keuangan

Ada rasio-rasio :

i. Likuiditas : kemampuan melunasi hutang jangka pendek.

ii. Leverage : seberapa besar perusahaan dibiayai oleh hutang.

iii. Aktifitas : efektifitas perusahaan dalam menggunakan sumberdayanya.

iv. Profitabilitas : mengukur efektifitas dalam meraih laba.

e. Balance score card

Untuk pengukuran keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, dan proses pembelajaran pertumbuhan.

Karakteristik pengawasan yang efektif

a. Akurat. Datanya sahih.

b. Tepat waktu. Evaluasi dilakukan secepatnya.

c. Ekonomis. Manfaat sistem pengawasan harus lebih tinggi dari biayanya.

d. Fleksibel. Fleksibel terhadap ancaman atau kesempatan dari eksternal.

e. Obyektif. Kriteria jelas.

f. Disesuaikan dengan rencana dan struktur. Untuk memastikan apakah hasil disesuaikan dengan tujuan.

g. Disesuaikan dengan manajer. Harus disesuaikan dengan karakteristik manajer yang mengawasi.

Rangkuman Modul 6 EKMA4116 MANAJEMEN, Dadang Supriyatna,  Andi Sylvana