Pengelolaan Produksi/Operasi Dalam Bisnis

Produksi

Produksi adalah suatu kegiatan yang menghasilkan output dalam bentuk barang maupun jasa. Contoh: pabrik batre yang memproduksi batu baterai, tukang mie ayam yang membuat mie yamin, tukang pijat yang memberikan pelayanan jasa pijat dan urut kepada para pelanggannya, dan lain sebagainya.

Perbedaan Barang dan Jasa

Ketika kita menyebut suatu barang, kita sering mengatakan sebagai satu produk, termasuk ketika kita mengatakan, "PT KAI harus memperbaiki produk yang mereka jual agar pelanggan tidak kecewa..."

Bagi seorang pemasar (marketer) harus bisa membedakan dengan jelas karakteristik yang melekat baik pada jasa atau produk. Beberapa hal di bawah ini mencoba 'memotret' perbedaan tersebut dengan harapan mahasiswa bisa menarik beberapa manfaat dari tulisan ini.

Enam perbedaan antara barang dan jasa, antara lain:

1) Barang jelas bisa dipegang sedangkan jasa tidak bisa dipegang. Ketika sebuah pabrik sepatu menemukan cacat pada produknya, mereka dengan mudah mengamati sepatu tersebut dan kemudian menemukan solusinya. Ketika seorang pelanggan salon mengeluh pegawai salon kurang ramah, manajemen salon itu tidak bisa langsung menemukan sebab keluhan itu. Ia harus mengamati ketika terjadi 'transaksi' yaitu ketika pegawai salon memberi layanan kepada pelanggannya.

2) Lebih banyak interaksi antara penyedia jasa dengan pelanggannya. Ini berbeda dengan produk. Ketika kita membeli handphone, kita tidak tahu siapa orang-orang yang membuatnya. Tapi ketika kita ikut kursus bahasa Inggris, kita langsung berinteraksi dengan penyedia jasa, dan interaksi ini cukup sering, jauh lebih sering dibanding ketika kita membeli barang.

3) Pada jasa, terdapat keterlibatan dalam produksi jasa tersebut. Ketika anda membeli jasa penerbangan, anda ikut terlibat langsung dalam produksi itu. Anda tidak bisa 'ongkang-ongkang kaki' di rumah ketika ikut dalam penerbangan itu. Tapi begitu anda ingin membeli laptop, anda bisa beli dari internet dan anda tidak terlibat sama sekali dalam proses produksi laptop tersebut.

4) Ada persoalan serius ketika kita ingin mengontrol kualitas dan konsistensi jasa yang kita jual. Ketika anda menabung di bank, dan ketika itu pegawai bank sedang banyak masalah, mungkin anda akan dilayani dengan wajah merengut, tidak ramah. Anda jelas tahu bahwa bank itu dikenal ramah dalam melayani pelanggannya. Tapi karena pegawainya adalah manusia yang tentu sering susah, maka kualitas layanan sering terganggu. Ketika ganti pegawai pun, kualitas dan konsistensi pelayanan jasa akan terganggu.

5) Tidak adanya persediaan (inventory) untuk jasa. Lihat hotel-hotel berbintang di sekitar Anda. Ketika malam lewat dengan tenang dan kamar-kamar kosong, maka berlalu pula kesempatan hotel itu untuk memperoleh pendapatan. Ini jelas karena hotel-hotel yang kosong tidak bisa 'disimpan'. Jelas berbeda dengan produk, hari ini tidak laku, kita simpan produk itu, dan esok hari bisa kita jual lagi...hingga laku.

6) Pentingnya waktu bagi pelanggan jasa. Betapa kesalnya Anda ketika Anda cukup lama untuk antri membayar pajak. Anda ingin 'membuang' uang, tapi malah antri lama. Kesal bukan? Ini titik kritisnya. Jika Anda menjual jasa perhatikan agar pelanggan jangan menunggu lama. Lakukan pelayanan secepat mungkin. Beli produk? beli buku dari luar negeri? Saya cukup sabar jika buku itu datang lebih dari seminggu. Mengantri karcis di bioskop? Jika lebih dari lima belas menit, lebih baik saya tidak menonton film tersebut.

Perencanaan Lokasi

Perencanaan lokasi merupakan salah satu aktifitas awal yang harus dilakukan pra operasionalisasi perusahaan. Lokasi direncanakan dengan tujuan yang sudah tidak asing terdengar, yaitu efektif dan efisien atau dengan kata lain disebut baik. Tujuan perencanaan lokasi untuk menentukan lokasi perusahaan sebaik mungkin agar beroperasi maupun berproduksi dengan lancar. Penentuan lokasi yang baik akan memberikan output kemampuan perusahaan. Kemampuan tersebut, diantaranya perusahaan mampu melayani konsumen dengan memuaskan, memperoleh bahan mentah yang cukup dan berkesinambungan pada harga yang diinginkan, mendapatkan tenaga kerja berkinerja, dan dikemudian hari mampu memperluas diri.

Dengan demikian, dapat digoreskan empat variabel penentu lokasi usaha yang baik paling tidak mesti mempertimbangkan pasar, bahan baku, tenaga kerja, dan kesempatan perluasan.

Banyak perusahaan didirikan dekat dengan pasar agar menggapai kuantitas maupun kualitas konsumen, cepat memberikan pelayanan, dan atau memperoleh biaya pengiriman yang hemat. Variabel pasar juga mempertimbangkan aspek keamanan produk serta kemungkinan kerusakan selama dalam perjalanan pengiriman. Bagi perusahaan jasa tidak terhindarkan variabel pasar dengan indikator kedekatan pasar lantas diukur secara ordinal melaui ukuran tingkat kedekatan lokasi perusahaan dengan pasar adalah penting untuk dekat.

Perusahaan memerlukan bahan mentah untuk diolah. Bahan mentah tersebut, diangkut dari tempat asal menuju lokasi perusahaan terkait. Perusahaan berkepentingan selalu memperoleh bahan mentah secara mudah, murah dan cepat pada biaya yang minimal. Terdapat dua alasan mengapa lokasi perusahaan dekat dengan tempat sumber bahan mentah. Alasan-alasan yang dimaksudkan ialah tingkat kebutuhan, dan tingkat ketahan bahan mentah. Seperti perusahaan yang bergerak dalam bidang pertambangan maupun pengalengan ikan. Andai jauh aduh berat memikulnya atau busuk diperjalanan.

Tenaga kerja termasuk variabel penentu lokasi usaha yang baik. Yang dipertimbangkan berkenaan dengan misal upah tenaga kerja, kuantitas tenaga kerja, dan kualitas tenaga kerja. Upah tenaga kerja terasa begitu krusial untuk perusahaan padat karya. Sedangkan variabel penentu yang terakhir adalah kemungkinan perluasan. Semakin besar peluang perusahaan memperluas dirinya di kemudian hari maka semakin baik lokasi perusahaan. Lokasi perusahaan yang baik berhubungan dengan variabel pasar, tenaga kerja, bahan mentah, dan kemungkinan perluasan.

Inefisiensi pada Proses Bisnis

Business process seperti kita ketahui bersama merupakan denyut nadi suatu organisasi. Proses bisnislah yang selama ini menggerakkan roda suatu organisasi, sehingga kinerja suatu organisasi akan sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya. Karena begitu pentingnya peranan business process bagi suatu organisasi inilah maka tidak mengherankan kita dapat menemukan berbagai macam metode dan cara untuk meningkatkan performa proses bisnis, atau yang biasa dikenal dengan Business Process Improvement (BPI), mulai dari Six Sigma, Total Quality Management (TQM), Business Process Re-engineering (BPR), hingga Lean. Setiap metode tersebut memiliki karakteristik dan kelebihan masing-masing.

Pada kesempatan ini akan dibahas sekilas tentang sebuah prinsip dasar dari lean. Lean merupakan sebuah metode yang diperkenalkan oleh Toyota, sebuah perusahaan otomotif terbesar dunia. Lean yang nama aslinya adalah Lean Manufacturing atau Toyota Production System memiliki tujuan utama mengeliminasi inefisiensi atau pemborosan (atau dalam bahasa jepangnya adalah muda). Ada tujuh jenis pemborosan atau inefisiensi yang berusaha dibidik. Setiap jenis pemborosan ini sangat sering ditemukan pada proses bisnis setiap organisasi. Berikut ini merupakan ketujuh jenis pemborosan tersebut:

Over-Produksi
Pergerakan
Menunggu
Transportasi
Proses Ekstra
Inventaris (Inventory)
Rusak atau Cacat

Over-Produksi

Over-Produksi dapat diartikan menghasilkan sesuatu secara berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan pada tahap berikutnya. Contoh bentuk inefisiensi ini antara lain pembuatan kemasan yang lebih cepat dari isinya sehingga kemasan menumpuk di gudang (manufaktur), mencetak laporan-laporan yang terlalu banyak yang sebenarnya “tidak” dibutuhkan (perkantoran), dan penambahan fitur ekstra yang kurang berguna bagi user (software development).

Pergerakan

Pergerakan yang dimaksud di sini adalah pergerakan atau perpindahan karyawan di tempat kerja yang terlalu sering dan cenderung berlebihan. Contohnya adalah perpindahan karyawan untuk menata barang di gudang (manufaktur), berjalan ke/dari mesin fotokopi (perkantoran), dan perpindahan karyawan untuk mencari informasi (software development).

Menunggu

Yang dimaksud menunggu di sini adalah ketika seseorang atau sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan aktivitas apapun. Menunggu merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat kentara dan banyak terjadi di organisasi apapun. Contoh pemborosan jenis ini antara lain produksi berhenti karena mesin rusak (manufaktur), proses berhenti karena menunggu persetujuan dari atasan (perkantoran), dan pembangunan software belum bisa dimulai karena masih menunggu customer menyusun kebutuhan software-nya (software requirement) terlebih dahulu (software development).

Transportasi

Transportasi yang dimaksud adalah setiap perpindahan pekerjaan atau kertas form dari satu step ke step berikutnya pada suatu proses. Contohnya adalah pemindahan material ke atau keluar gudang (manufaktur), perpindahan dokumen dari satu tempat ke tempat lain, atau dari satu kantor ke kantor lain (perkantoran), serta serah terima dan instalasi hasil pengerjaan (software development).

Proses Ekstra

Proses ekstra maksudnya adalah melakukan sesuatu yang sebenarnya sudah tidak perlu dilakukan lagi. Contoh pemborosan jenis ini antara lain proses produksi yang tidak efisien karena alat yang sudah tidak memadai (manufaktur), entry data yang sebenarnya telah tersedia sebelumnya atau tersedia di divisi lain (perkantoran), kode program selalu dibuat dari awal untuk setiap project karena tidak memiliki source code library ataupun framework (software development).

Inventaris (Inventory)

Pemborosan pada inventaris adalah dikarenakan persediaan yang terlalu berlebihan, yang sering tejadi karena produksi yang tidak sesuai dengan permintaan dari customer. Contohnya dapat berupa menumpuknya bahan baku di gudang (manufaktur), persediaan peralatan kantor yang terlalu banyak (perkantoran), dan banyaknya dokumen requirement dalam bentuk kertas (software development).

Rusak atau Cacat

Rusak atau cacat yang dimaksud disini adalah segala bentuk kesalahan, error, atau koreksi akibat dari pekerjaan atau aktivitas yang tidak dilakukan dengan baik sebelumnya. Rusak atau cacat merupakan bentuk inefisiensi yang paling banyak ditemukan di semua organisasi. Bentuk-bentuk dari pemborosan ini antara lain barang hasil produksi yang cacat (manufaktur), input data yang salah ataupun adanya kesalahan pencetakan dokumen (perkantoran), dan bug yang tidak ditemukan ketika fase testing (software development).

Jeffery Liker, seorang profesor dari Universitas Michigan menambahkan satu lagi pemborosan yang sering terjadi di suatu organisasi, yaitu tidak dimanfaatkannya potensi dan kemampuan karyawan. Sering kali kreativitas, ide, maupun skill karyawan tidak dapat sepenuhnya dikeluarkan untuk kepentingan organisasi. Hal ini dapat disebabkan kesalahan penempatan posisi karyawan atau karena tanggung jawab dan kewenangan yang terlalu dibatasi dalam organisasi tersebut.

Setiap waktu organisasi selalu berusaha untuk mencari cara bagaimana meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya-biaya. Pemborosan atau inefisiensi yang terjadi pada proses bisnis sehari-hari di organisasinya tentunya sangatlah kontra-produktif dengan semangat tersebut. Karena itu setiap organisasi yang ingin maju haruslah mampu mengidentifikasi pemborosan-pemborosan apa saja yang masih terdapat dalam dirinya, untuk kemudian berusaha semaksimal mungkin untuk mengeliminasinya. Selain dapat meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya, manfaat lain jika pemborosan-pemborosan tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan antara lain mampu meningkatkan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan, mengurangi tingkat frustrasi pekerja, hingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Kesimpulan

Terdapat beberapa macam bentuk pemborosan atau inefisiensi pada proses bisnis yang lazim terjadi dalam suatu organisasi. Pemborosan atau inefisiensi ini adalah segala hal yang tidak mendatangkan nilai atau sia-sia belaka. Usaha mengurasi inefisiensi dalam proses bisnis tersebut merupakan suatu cara yang efektif untuk meningkatkan keuntungan dan memangkas biaya-biaya organisasi.